La refacturation des charges dans les baux commerciaux : modalités pratiques
Les principes de la refacturation des charges dans le cadre du bail commercial
Dans le cadre d’un bail commercial, le preneur supporte généralement une partie des charges liées à l’exploitation, l’entretien et la conservation de l’immeuble. Ces charges s’ajoutent au loyer, à condition que soient respecté un cadre juridique défini notamment par la loi Pinel.
Les exigences : clauses expresses et inventaire
Le contrat de bail commercial doit ainsi mentionner de manière précise et explicite les charges que le bailleur est en droit de refacturer au locataire.
Le contrat de bail commercial doit notamment détailler les catégorises de charges récupérables et les modalités de répartition entre les différents occupant d’un même ensemble immobilier.
⚠️ À retenir : À défaut, les charges de l’immeuble restent à la charge exclusive du bailleur.
De même, à défaut d’inventaire précis et limitatif des catégories de charges imputables au bailleur et au preneur dans le bail commercial, certaines juridictions du fond conclu à l’absence de charges pouvant peser sur le preneur.
Les obligations du bailleur en matière de justification des charges dans le cadre du bail commercial
La production des justificatifs charges locatives
Le bailleur doit transmettre au preneur à la fin de chaque exercice un décompte annuel des charges. Ce document récapitule l’ensemble des dépenses engagées et la quote-part incombant au locataire selon la clé de répartition prévue au bail. Cette régularisation de charges permet de soustraire les provisions versées aux dépenses réelles, et d’imputer le différentiel sur le compte du locataire.
📌 Délais de régularisation des charges :
- le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle elle est établi ;
- ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.
Cette obligation de transparence permet au locataire de vérifier la réalité et le montant des charges locatives qui lui sont imputées. Le décompte doit être suffisamment détaillé pour permettre un contrôle effectif.
La production des justificatifs des charges, taxes et impositions refacturées
Le locataire dispose du droit de demander la communication des pièces justificatives relatives aux charges refacturées.
Le bailleur doit notamment produire :
- Les factures des prestataires et fournisseurs de l’immeuble
- Les avis d’imposition pour les taxes et impositions
- Les contrats de maintenance et d’entretien
- Les attestations d’assurance et quittances de primes
L’absence de justificatifs charges locatives peut conduire à la contestation des charges et au remboursement des provisions versées par le preneur.
Arrêt de la Cour de cassation du 29 janvier 2026 :
La Cour de cassation est venu préciser que :
- le bailleur doit, d’une part, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci,
- d’autre part, il doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.
L’article R.145-36 du Code de commerce dispose en effet que « le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci ».
La haute Cour rappelle dès lors à la cour d’appel de Versailles « qu’il incombait à la bailleresse d’adresser à la locataire qui lui en avait fait la demande les justificatifs des charges, impôts, taxes et redevances qu’elle lui imputait et de justifier devant le juge du montant des charges qui étaient contestées par la locataire ».
Lien vers la décision : Cass. 3ème civ., 29 janvier 2026, n°24_14.982
