Les charges récupérables dans le bail commercial
La répartition des charges entre bailleur et locataire constitue un enjeu financier majeur dans l’exécution des baux commerciaux. Le cadre législatif et réglementaire impose des règles précises pour déterminer quelles dépenses peuvent être refacturées au locataire et selon quelles modalités. L’accompagnement d’un avocat spécialisé en droit des baux commerciaux permet à ce titre de s’assurer de la conformité des appels de charges à ce cadre normatif.
Les obligations du bailleur de justifier des charges et d’adresser un état récapitulatif au locataire
Le bailleur doit communiquer chaque année au locataire un décompte des charges, accompagné des justificatifs correspondants. À l’issue de chaque exercice, le bailleur établit un décompte définitif comparant les provisions versées aux charges réelles. Un complément peut être demandé au locataire ou, inversement, un trop-perçu doit lui être restitué. Cette régularisation annuelle des charges locatives constitue une obligation contractuelle dont le non-respect peut générer des demandes de régularisation contentieuses.
Ces obligations s’appliquent aux baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014, et sont codifiées à l’article R.145-36 du Code de commerce :
« L’état récapitulatif annuel mentionné au premier alinéa de l’article L. 145-40-2, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel. Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci ».
📌 Délais de communication de l’état récapitulatif :
- Si l’immeuble est en copropriété : dans les trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel
- Si l’immeuble n’est pas en copropriété : au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi
La sanction en cas de manquement du bailleur : le remboursement des provisions
Le bailleur s’expose, à défaut d’adresser l’état récapitulatif annuel des charges et les justificatifs, à une demande de remboursement des provisions versées par le locataire.
⚠️ Attention : Dans cette hypothèse, les provisions versées sur les charges par le preneur se trouvent dépourvues de cause, et ce dernier est en droit d’en solliciter le remboursement.
La possibilité pour le bailleur de régulariser jusqu’à l’audience
Le bailleur qui n’a pas respecté l’obligation d’adresser au locataire l’état récapitulatif et les justificatifs dans les délais impartis peut toujours régulariser devant le juge saisi du litige.
Par une décision en date du 29 janvier 2026, la Cour de cassation a en effet précisé que le bailleur n’est pas tenu de restituer les provisions versées par le locataire à bail commercial s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles.
Réponse de la Cour
4. Aux termes de l’article 1103 du code civil, les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits.
5. Selon l’article L. 145-40-2 du code de commerce, tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire.
6. Selon l’article R. 145-36 du même code, cet état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.
7. Le bailleur qui n’a pas communiqué, dans le délai fixé par l’article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai prévu au contrat, l’état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes, n’est pas tenu de restituer les provisions versées s’il justifie, le cas échéant devant le juge, de l’existence et du montant des charges exigibles.
8. La cour d’appel, qui a constaté que, nonobstant la tardiveté de la régularisation des comptes de charges, postérieure aux délais contractuel et légal, la bailleresse justifiait, à hauteur d’appel, du montant des charges exposées pour les années 2016 à 2020, en a exactement déduit que la demande de la locataire en remboursement intégral des provisions versées pour ces mêmes années devait être rejetée.
💡 À retenir : Le bailleur conserve la faculté, en cas d’assignation du locataire et de demande du locataire en remboursement des provisions versées, de régulariser la situation en justifiant, devant le juge, de l’existence et du montant des charges refacturées.
Lien vers la décision : Cass. 3ème civ., 29 janvier 2026, n°24-16.270, publié au Bulletin
