I. Les vérifications essentielles avant la signature d’un bail commercial en 2025

La signature d’un bail commercial engage le locataire pour une durée minimale de neuf années, laquelle pourra être renouvelée à plusieurs reprises. Cette décision oblige à une analyse approfondie de l’ensemble des clauses contractuelles, lesquelles vont déterminer les obligations respectives des parties. Un examen méthodique des stipulations du bail permet d’identifier les points de négociation du bail commercial et de répondre aux attentes du propriétaire et du locataire.

II. La durée du bail commercial et ses implications

A. Principes

Le bail commercial a une durée minimale de neuf années (article L.145-4 du Code de commerce). Cette protection légale offerte par le statut assure au locataire une stabilité indispensable au développement de son activité commerciale ou artisanale.

Le bailleur peut donner congé à l’expiration du bail moyennant le versement d’une indemnité d’éviction, sauf exceptions prévues par le statut. Le locataire conserve en principe quant à lui la faculté de donner congé tous les trois ans, sans indemnité (sauf exceptions).

B. Les aménagements contractuels possibles

Les parties peuvent convenir d’une durée supérieure à neuf ans. Un bail de douze ans offre par exemple une visibilité accrue pour des investissements importants. Cette durée prolongée peut justifier des conditions financières plus favorables, mais permet également de prévoir une renonciation par le preneur à son droit de donner congé à l’expiration de chaque période triennale (durée ferme).

N.B. : une durée supérieure à neuf années aura une incidence importante sur les modalités de fixation du loyer de renouvellement (Article L.145-34 du Code de commerce).

III. L’identité des parties

Le bail devra reprendre précisément l’identité des cocontractants, qu’ils s’agissent de personnes morales ou physiques.

IV. La désignation précise des locaux

La clause désignation doit indiquer avec précisions l’assiette des locaux loués, et notamment :

• Adresse ;
• Lot(s) de copropriété, le cas échéant ;
• Surface et caractéristiques des surfaces (vente, réserves, bureaux etc…) ;

V. Les modalités de fixation du loyer de renouvellement

A. Le principe de la fixation du loyer de renouvellement à la valeur locative

Le loyer du bail renouvelé correspond en principe à la valeur locative des locaux (Article L.145-33 du Code de commerce). Cette valeur s’apprécie selon les caractéristiques du local, la destination des lieux, les obligations respectives des parties et les prix pratiqués dans le voisinage.

Le juge des loyers commerciaux intervient en cas de désaccord entre les parties pour fixer le loyer de renouvellement selon une procédure spécifique.

B. Le principe du plafonnement du loyer de renouvellement

Pour les baux d’une durée de neuf années, le loyer du bail renouvelé ne peut en principe excéder la variation de l’indice trimestriel des loyers commerciaux (ILC) ou de l’indice des loyers des activités tertiaires (ILAT) intervenue depuis la dernière fixation, sauf stipulations contractuelles contraires ou motif de déplafonnement.

N.B. : les parties sont libres de déterminer les modalités de fixation du loyer de renouvellement dans le cadre du bail. Par conséquent, la négociation de la clause sur le loyer de renouvellement est indispensable et chaque partie doit avoir connaissance de ses implications avant de signer.

VI. Les travaux du Preneur

A. Les travaux à la prise d’effet du bail

Le bail doit préciser la nature des travaux autorisés par le bailleur pour l’installation par le preneur de son concept. Les parties s’efforceront donc d’établir précisément (i) quelle sera la nature les travaux réalisés à la prise d’effet du bail, (ii) les autorisations (administratives et/ou de copropriété) qui seront nécessaires à leur réalisation ainsi (iii) que le calendrier prévu pour leur mise en œuvre. 

B. Les travaux en cours de bail

En principe, le bail contient des clauses particulières s’agissant des travaux que souhaiterait réaliser le locataire en cours de bail. 

Ces clauses sont à discuter de sorte que le preneur conserve la faculté de faire évoluer son concept.

VII. La destination des lieux

La clause de destination délimite les activités exercées dans les locaux par le preneur. La rédaction de cette clause est fondamentale tant pour le preneur que pour le bailleur.

S’agissant du preneur, la destination doit lui permettre d’exercer l’ensemble des activités qu’il envisage au sein des locaux loués.

Pour le bailleur, il s’agit de veiller, d’une part, à ce que l’activité exercée soit compatible avec la réglementation, le règlement de copropriété ainsi que les autres conventions locatives qu’il aurait pu signer pour des locaux à proximité, et d’autre part, s’assurer que le preneur loue les locaux conformément à ses attentes.

VIII. Les charges et leur répartition

A. L’inventaire des catégories de charges, impôts, taxes et redevances

Tout contrat de location doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire (Article L.145-40-2 du Code de commerce). 

Par conséquent, le bail doit indiquer précisément l’ensemble des charges, taxes et impositions que supportera le locataire, notamment :

• La taxe foncière et les taxes additionnelles ;
• La taxe annuelle sur les locaux à usage de bureaux, les locaux commerciaux, les locaux de stockage et les surfaces de stationnement 
• Les frais d’entretien, de réparation, de remplacement des équipements de l’immeuble et/ou des locaux loués (chauffage, climatisation, système de sécurité incendie, ascenseurs etc…) ;
• Les frais de nettoyage de l’immeuble et les salaires du personnel affecté à l’entretien de l’immeuble ;
• La charge des dépenses relatives aux travaux portant sur les locaux loués ou l’immeuble qui peuvent résulter de la vétusté ou d’une mise en conformité ;
• La charge des dépenses imputables à la performance énergétique des bâtiments.

Cet inventaire, qui doit être discuté entre les parties, donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par l’article R.145-36 du Code de commerce. 

B. Les charges non récupérables

Certaines dépenses restent à la charge exclusive du bailleur, énumérées à l’article R.145-35 du Code de commerce, savoir :

1° Les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil ainsi que, le cas échéant, les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ;

2° Les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le bien loué ou l’immeuble dans lequel il se trouve, dès lors qu’ils relèvent des grosses réparations mentionnées à l’alinéa précédent ;

3° Les impôts, notamment la contribution économique territoriale, taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur ou le propriétaire du local ou de l’immeuble ; toutefois, peuvent être imputés au locataire la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l’usage du local ou de l’immeuble ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement ;

4° Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l’immeuble faisant l’objet du bail ;

5° Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.

XI. La clause d’indexation

A. Le choix de l’indice

L’indexation du loyer suit généralement l’évolution des indices suivants :

– L’ILC pour les activités commerciales et artisanales

– L’ILAT pour les activités tertiaires

La clause d’indexation précise la périodicité de la révision (généralement annuelle) et la date de référence (généralement la date d’anniversaire de la prise d’effet du bail).

B. Les modalités de calcul

L’indexation étant un mécanisme contractuel, la clause doit permettre une automaticité de la révision et prévoir les modalités de calcul de ladite révision.

Une clause d’indexation mal rédigée peut priver le bailleur de toute indexation du loyer.

N.B. : Conformément aux dispositions du Code monétaire et financier, est réputée non écrite la clause prévoyant la prise en compte d’une période de variation de l’indice supérieure à la durée s’écoulant entre chaque révision. De surcroît, la variation qui serait stipulée uniquement à la hausse est prohibée.

X. Bail commercial 2025 : les conditions de restitution des locaux

Le bail organise les modalités de restitution, notamment :

– l’état de restitution des locaux (bon état, parfait état, état neuf) ;

– les délais pour effectuer les réparations ;

– la procédure en cas de litige ou de contestation ;

– le sort des aménagements réalisés par le preneur (accession et remise en état primitif).

XI. Le dépôt de garantie

Compte tenu des dispositions de l’article L.145-40 du Code de commerce, le montant du dépôt de garantie correspond en pratique à trois mois de loyer hors taxes et hors charges, lorsque le loyer est payable trimestriellement à échoir. 

Son affectation couvre notamment :

– Les impayés de loyers, charges, taxes et accessoires ;

– Les travaux de remise en état à la charge du preneur lors de la restitution des locaux ;

– plus généralement, l’exécution de l’ensemble des clauses et conditions du bail.

XII. Les garanties complémentaires demandées au Preneur

Le bailleur peut solliciter du preneur :

– Une caution personnelle et solidaire d’un dirigeant ou associé ;

– Un cautionnement bancaire ;

– Une garantie autonome à première demande.

L’étendue de ces garanties doit être négociée, notamment leur durée et leur montant ainsi que les modalités et délai pour remise par le preneur à compter de la prise d’effet du bail.

XIII. Les diagnostics immobiliers

Sont joints au bail commercial les diagnostics suivants :

• L’état des risques ;
• Le diagnostic amiante ;
• Le diagnostic de performance énergétique ;
• Suivant la situation des locaux loués, le diagnostic termites.

Ces diagnostics doivent être analysés préalablement à la signature notamment pour s’assurer que les travaux envisagés par le Preneur pourront être réalisés sans étude préalable.

XIV. L’annexe environnementale

Les baux conclus ou renouvelés portant sur des locaux de plus de 2 000 mètres carrés à usage de bureaux ou de commerces comportent une annexe environnementale (article L.125-9 du Code de l’environnement).

Le preneur et le bailleur se communiquent mutuellement toutes informations utiles relatives aux consommations énergétiques des locaux loués. Le preneur permet au bailleur l’accès aux locaux loués pour la réalisation de travaux d’amélioration de la performance énergétique.

L’annexe environnementale comporte les éléments suivants, fournis par le bailleur :

1° La liste, le descriptif complet ainsi que les caractéristiques énergétiques des équipements existants dans le bâtiment et relatifs au traitement des déchets, au chauffage, au refroidissement, à la ventilation et à l’éclairage ainsi qu’à tout autre système lié aux spécificités du bâtiment ;

2° Les consommations annuelles énergétiques réelles des équipements et systèmes dont il a l’exploitation ;

3° Les consommations annuelles d’eau des locaux loués et des équipements et systèmes dont il a l’exploitation ;

4° La quantité annuelle de déchets générée par le bâtiment si le bailleur en assure le traitement et, le cas échéant, la quantité qu’il a fait collecter en vue d’une valorisation ou d’un traitement spécifique.

L’annexe environnementale mentionnée au 1 de l’article L. 125-9 du code de l’environnement comporte les éléments suivants, fournis par le preneur :

1° La liste, le descriptif complet ainsi que les caractéristiques énergétiques des équipements qu’il a mis en place dans les locaux loués et relatifs au traitement des déchets, au chauffage, au refroidissement, à la ventilation, à l’éclairage ainsi qu’à tout autre système lié à son activité spécifique ;

2° Les consommations annuelles énergétiques réelles des équipements et des systèmes situés dans les locaux loués ou dont il a l’exploitation ;

3° Les consommations annuelles d’eau des locaux loués et des équipements et systèmes dont il a l’exploitation ;

4° La quantité annuelle de déchets générée à partir des locaux loués, si le preneur en assure le traitement, et, le cas échéant, la quantité qu’il a fait collecter en vue d’une valorisation ou d’un traitement spécifique.

Le preneur et le bailleur établissent, selon la périodicité qu’ils fixent, un bilan de l’évolution de la performance énergétique et environnementale du bâtiment et des locaux loués. Sur la base de ce bilan, les deux parties s’engagent sur un programme d’actions visant à améliorer la performance énergétique et environnementale du bâtiment et des locaux loués.

Cette annexe environnementale peut prévoir les obligations qui s’imposent aux preneurs pour limiter la consommation énergétique des locaux concernés. Les termes de celle-ci doivent donc être analysés et discutés entre les parties avant la signature du bail, particulièrement dans un contexte d’évolution des obligations relatives à la performance énergétique des bâtiments.

L’analyse préalable du bail commercial conditionne la réussite d’une l’implantation commerciale. Chaque clause influence l’équilibre économique de l’exploitation, les possibilités d’évolution de l’activité, sa pérennité ou encore sa cession.

L’assistance d’un avocat spécialisé facilite cette analyse et le coût de cette expertise est mineur comparé aux enjeux financiers pour le propriétaire et le locataire.

Il sera enfin rappelé le principe selon lequel « un bail commercial se renouvelle aux mêmes clauses et conditions ». 

Dès lors, par la signature du bail, le bailleur et le preneur vont figer ce qui leur tiendra lieu de loi non seulement pour la durée contractuelle initiale, mais également pour les renouvellements successifs, sauf accord ultérieur entre eux.