I. Le renouvellement du bail commercial 2025 : procédure et modalités pratiques

A retenir :

• L’immatriculation au registre du commerce et des sociétés est une des conditions d’application du statut des baux commerciaux et par conséquent cette dernière conditionne le droit au renouvellement du preneur ;

• Un bail commercial ne se renouvelle que par l’effet d’une demande en renouvellement ou d’un congé ;

• Si, par l’effet de la tacite prolongation, la durée du bail excède douze ans, le principe du plafonnement du loyer de renouvellement sera écarté ;

• L’action en fixation du loyer de renouvellement se prescrit par deux années ;

Le renouvellement du bail commercial constitue une étape déterminante dans la vie d’une entreprise. Cette procédure, encadrée par le statut des baux commerciaux, obéit à des règles précises ci-après exposées.

II. Préalable : le droit au renouvellement du locataire

A. Les conditions d’application du statut des baux commerciaux

Le locataire bénéficie d’un droit au renouvellement lorsque plusieurs conditions sont réunies, lesquelles sont énumérées aux articles L.145-1 et L.145-8 du Code de commerce. 

Le bail doit porter sur un immeuble ou des locaux affectés à l’exploitation d’un fonds de commerce, artisanal ou industriel, voire mixte (si une partie seulement des locaux est à usage d’habitation). Le locataire doit être propriétaire d’un fonds exploité dans les locaux loués (ce qui suppose une activité à caractère commercial et l’existence d’une clientèle) et le statut exige l’exploitation d’un seul et même fonds de commerce pendant les trois dernières années (Art. L145-8 du Code de commerce).

Enfin, l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers reste obligatoire pour bénéficier du statut des baux commerciaux. 

Cette condition s’apprécie à la date de délivrance du congé ou de la demande de renouvellement, de sorte qu’une immatriculation tardive prive le Preneur du droit au renouvellement de son bail.

N.B. : L’immatriculation du Preneur doit être régulière, c’est-à-dire :

1° L’immatriculation doit être faite à l’adresse des lieux loués

2° la jurisprudence est venue préciser que le locataire doit être immatriculé pour l’activité réellement exercée, faute de quoi le statut est inapplicable (Cass. 3e civ., 22 sept. 2016, n° 15-18.456, Publié au bulletin). 

En conséquence, le locataire devra veiller à être immatriculé à l’adresse des locaux et les locaux loués pour l’activité réellement exercée avant le renouvellement pour avoir au droit au renouvellement de son bail commercial.

B. La portée du droit au renouvellement

Le droit au renouvellement doit se comprendre comme un droit au renouvellement du bail ou, dans l’hypothèse où le bailleur refuserait le renouvellement, comme un droit à percevoir une indemnité d’éviction.

Le bailleur reste en effet libre de refuser le renouvellement, et le tribunal ne peut imposer le renouvellement au bailleur, le locataire ne pouvant prétendre qu’au paiement d’une indemnité éviction

Ce droit au renouvellement permet au locataire de poursuivre son activité dans les locaux loués et aux mêmes clauses et conditions, sauf le loyer. Ce droit s’analyse comme une prérogative attachée au fonds de commerce, transmissible avec celui-ci. 

Le loyer du bail renouvelé sera fixé selon la procédure ci-après exposée.

III. Procédure complète du renouvellement du bail commercial

Un bail commercial ne cesse que par l’effet d’un congé ou d’une demande en renouvellement. À défaut, le bail se poursuit donc par tacite prolongation.

Par conséquent, la procédure de renouvellement du bail commence par un congé délivré par le bailleur ou une demande en renouvellement délivrée par le preneur.

1. A / La Procédure – Le congé du bailleur : formalisme et délais

A. Les formes du congé

Le bailleur peut prendre l’initiative en délivrant congé au moins six mois avant l’expiration du bail ou au cours de la tacite prolongation, étant ici précisé que le congé doit être donné au moins six mois à l’avance et pour le dernier jour du trimestre civil.

Ce congé doit être donné par acte extrajudiciaire et respecter un formalisme strict. L’acte doit préciser les motifs du congé et indiquer si le bailleur entend offrir ou refuser le renouvellement du bail :

En pratique, les différents congés délivrés sont :

– Le congé avec offre de renouvellement, permettant au bailleur de proposer un nouveau loyer ;

– Le congé avec refus de renouvellement et offre d’indemnité d’éviction ;

– Le congé avec refus de renouvellement et refus d’indemnité d’éviction pour motif grave et légitime ;

– Le congé « dénégation » emportant refus de renouvellement et refus d’indemnité d’éviction, si par exemple le locataire n’exploite pas un fonds de commerce ou s’il n’est pas immatriculé au registre du commerce et des sociétés.

B. Les effets du congé

Le congé produit ses effets à l’expiration du bail. 

• Si le bailleur offre le renouvellement moyennant un nouveau loyer, le locataire reste libre d’accepter ou de refuser ce nouveau loyer. Dans l’hypothèse d’un refus du locataire s’agissant du nouveau prix :

• Le juge des loyers commerciaux est alors saisi par la partie la plus diligente pour faire fixer le prix du bail renouvelé ;

• Cette saisine doit intervenir dans le délai de prescription de deux ans ;

• À défaut, le bail est définitivement renouvelé au prix antérieur.

• Pendant la procédure, le locataire est tenu de payer le locataire est tenu de continuer à payer les loyers échus au prix ancien ou, le cas échéant, au prix qui peut être fixé à titre provisionnel par la juridiction saisie.

Pendant toute la procédure, le loyer exigible sera celui du bail ancien, sauf loyer provisionnel qui serait fixé par le Juge des loyers commerciaux.

• Si le bailleur refuse le renouvellement, il appartient au locataire de saisir le Tribunal judiciaire dans un délai de deux années pour obtenir le paiement d’une indemnité d’éviction.

1. B /  Procédure – La demande de renouvellement : formalisme et délais

C. Les modalités de la demande et ses effets

À défaut de congé, le locataire qui veut obtenir le renouvellement de son bail doit en faire la demande soit dans les six mois qui précèdent l’expiration du bail, soit, le cas échéant, à tout moment au cours de sa prolongation.

La demande en renouvellement doit être notifiée au bailleur par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (Art. L145-10 du Code de commerce).

L’acte doit mentionner expressément qu’il s’agit d’une demande de renouvellement du bail commercial et reproduire à peine de nullité les dispositions de l’article L. 145-10 du Code de commerce relatives au délai de réponse du bailleur, ci-après reproduites :

« Dans les trois mois de la notification de la demande en renouvellement, le bailleur doit, par acte extrajudiciaire, faire connaître au demandeur s’il refuse le renouvellement en précisant les motifs de ce refus. A défaut d’avoir fait connaître ses intentions dans ce délai, le bailleur est réputé avoir accepté le principe du renouvellement du bail précédent ».

La demande en renouvellement prend effet soit à l’expiration du bail précédent, soit si la demande est faite lors de la tacite prolongation, si une demande de renouvellement a été faite, le premier jour du trimestre civil qui suit cette demande.

D. La réponse du bailleur

Le bailleur dispose d’un délai de trois mois pour répondre à la demande de renouvellement et faire connaître au demandeur s’il refuse le renouvellement en précisant les motifs de ce refus. A défaut d’avoir fait connaître ses intentions dans ce délai, le bailleur est réputé avoir accepté le principe du renouvellement du bail précédent.

Le bailleur qui, sans être opposé au principe du renouvellement, désire obtenir une modification du prix du bail doit, dans la réponse à la demande de renouvellement, faire connaître le loyer qu’il propose (faute de quoi le nouveau prix n’est dû qu’à compter de la demande qui en serait faite ultérieurement par mémoire).

À défaut d’accord des parties sur le montant du loyer du bail renouvelé, le Juge des loyers commerciaux est saisi par la partie la plus diligente dans le délai de prescription biennale.

À défaut de saisine dans le délai de deux ans, le bail se trouve définitivement renouvelé au prix antérieur.

IV. Procédure – la procédure judiciaire fixation du loyer du bail renouvelé

A. Le mémoire préalable et l’assignation

En cas de désaccord entre les parties sur le montant du loyer du bail renouvelé à la suite d’une demande en renouvellement ou un congé, le prix du bail renouvelé est fixé par le Juge des loyers commerciaux.

Le Juge des loyers commerciaux statut sur mémoire, à la demande du bailleur ou du preneur.

Les mémoires indiquent l’adresse de l’immeuble donné à bail ainsi que :

1° Pour les personnes physiques, leur nom, prénom(s), profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance ;

2° Pour les personnes morales, leurs dénomination et siège social, ainsi que le titre et les nom et prénom(s) de leur représentant légal.

Et les mémoires contiennent :

1° Une copie de la demande en fixation de prix faite ;

2° L’indication des autres prétentions ;

3° Les explications de droit et de fait de nature à justifier les prétentions de leur auteur ou à réfuter celles de l’autre partie.

Les mémoires sont signés par les avocats des parties. 

Les copies des pièces que les parties estiment devoir y annexer sont certifiées conformes à l’original par le signataire du mémoire. Les mémoires sont notifiés par chacune des parties à l’autre, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. La notification est valablement faite par le locataire au gérant de l’immeuble.

Chaque partie dispose d’un délai de deux ans à compter de la date de prise d’effet du nouveau bail pour notifier un mémoire préalable.

À défaut de réponse ou en cas de mémoire en réponse, la saisine du Juge des loyers est faite par assignation. L’assignation n’a pas à reproduire ou à contenir les éléments déjà portés à la connaissance du défendeur.

Le juge ne peut, à peine d’irrecevabilité, être saisi avant l’expiration d’un délai d’un mois suivant la réception par son destinataire du premier mémoire établi.

La partie la plus diligente remet au greffe son mémoire aux fins de fixation de la date de l’audience. Elle y annexe les pièces sur lesquelles elle fonde sa demande et un plan des locaux. Elle y joint également le mémoire et les pièces reçues de l’autre partie.

B. Une procédure écrite avec constitution d’avocat obligatoire

Les parties sont tenues de constituer avocat. Elles ne peuvent, ainsi que leur conseil, développer oralement, à l’audience, que les moyens et conclusions de leurs mémoires.

C. L’expertise judiciaire

Si les divergences portent sur des points de fait qui ne peuvent être tranchés sans recourir à une expertise, le juge désigne un expert dont la mission porte sur les éléments de fait permettant l’appréciation des critères définis, selon le cas, aux articles R. 145-3 à R. 145-7, L. 145-34, R. 145-9, R. 145-10 ou R. 145-11 du Code de commerce, et sur les questions complémentaires qui lui sont soumises par le juge.

Le bailleur et le preneur s’opposent souvent :

• sur l’existence ou non d’un motif de déplafonnement, notamment la modification notable des facteurs locaux de commercialité ;
• la surface pondérée des locaux loués ou encore sur le prix unitaire qui permettent de déterminer la valeur locative.

De surcroît, le Juge ne peut fixer le loyer en s’appuyant uniquement sur un rapport amiable d’un expert qui aurait été produit par l’une des parties, sans contradictoire.

En conséquence, en pratique le Juge des loyers commerciaux désigne avant dire droit un expert judicaire qui, dans le respect du contradictoire, convoquera les parties pour une visite des locaux et sera chargé par la juridiction de fournir tout élément permettant d’apprécier sur le ou les motifs de déplafonnement et la valeur locative des locaux loués (selon les règles applicables à chaque type d’actifs).

Avant le dépôt de son rapport final, l’expert adresse aux parties une note de synthèse et les invite à faire part de leurs observations dans un délai qu’il fixe.

D. L’amiable et la négociation entre bailleur et preneur

Il est important de rappeler qu’au cours de la procédure en fixation du loyer de renouvellement, les parties se voient proposer une mesure de médiation ou une audience de règlement amiable.

Ces procédures permettent souvent aux parties d’aboutir à un accord s’agissant de la fixation du loyer.

Les parties peuvent en outre toujours trouver un accord sur le prix du bail renouvelé par les échanges confidentiels de leurs conseils respectifs.

E. La décision du Juge des loyers commerciaux et le délai d’appel

À défaut d’accord entre les parties, le Juge des loyers commerciaux fixe le prix du bail renouvelé par jugement. La fixation du loyer est rétroactive à la date de prise d’effet du nouveau bail, mais le Juge des loyers commerciaux n’a toutefois aucune compétence pour condamner une partie à rembourser un trop-perçu ou un arriéré de loyer qui résulterait de la fixation.

Les décisions rendues en matière de renouvellement de bail commercial peuvent faire l’objet d’un appel. Le délai d’appel est d’un mois à compter de la signification du jugement. La cour d’appel statue souverainement sur l’appréciation de la valeur locative et les éventuels motifs de déplafonnement, à l’instar du Juge des loués commerciaux.

F. Le droit d’option

Au plus tard dans le délai d’un mois qui suit la signification de la décision définitive et à défaut d’accord sur le prix, le bailleur et le preneur bénéficie d’un droit d’option, c’est-à-dire :

– le locataire peut renoncer au renouvellement ; il restera alors redevable au titre de son occupation d’une indemnité d’occupation jusqu’à son départ effectif et il peut restituer les locaux loués au bailleur ;

– le bailleur peut refuser le renouvellement, cette décision impliquant en principe le droit du preneur à percevoir une indemnité d’éviction ; le preneur sera alors redevable d’une indemnité d’occupation qui sera fixée par le Tribunal.

V. Procédure – Principes en matière de fixation du loyer de renouvellement

À l’exception des locaux monovalent et des locaux à usage exclusif de bureaux, le loyer de renouvellement est fixé selon les règles exposées ci-après, sauf clause contractuelle contraire.

Le montant des loyers des baux renouvelés doit correspondre à la valeur locative, sauf lorsque les règles du plafonnement sont applicables.

A. Le principe du plafonnement du loyer de renouvellement

Pour les baux d’une durée de neuf années, l’article L145-34, le prix du bail renouvelé est plafonné c’est-à-dire qu’il ne peut excéder la variation intervenue du loyer d’origine intervenue depuis la fixation initiale du loyer du bail expiré, de l’indice trimestriel des loyers commerciaux (ILC) ou de l’indice trimestriel des loyers des activités tertiaires (ILAT).

En cas de renouvellement postérieur à la date initialement prévue d’expiration du bail, cette variation est calculée à partir du dernier indice publié, pour une période d’une durée égale à celle qui s’est écoulée entre la date initiale du bail et la date de son renouvellement effectif.

Exemple : une pharmacie a signé un bail commercial ayant pris effet le 1^er octobre 2015 pour une durée de 9 années et se terminer le 30 septembre 2024. Le loyer fixé contractuellement à l’origine était d’un montant annuel de 150.000 € HT/HC. 

La pharmacie a sollicité le renouvellement de son bail par lettre recommandée en date du 15 décembre 2024. Le bailleur a gardé le silence pendant trois mois, de sorte que le bail est en principe renouvelé à effet du 1^er janvier 2025.

Dans cette hypothèse, le loyer plafond s’établit comme suit :

• Dernier indice ILC publié à la date du renouvellement : T3 2024 137,71
• Durée du bail : 9 ans et 1 trimestre
• Indice ILC 9 ans et 1 trimestre plus tôt : T2 2015 108,38

Calcul : 150.000 € x 137,71 / 108,38 = 190.593,28 € arrondis à 190.594 €

En l’absence de motif de déplafonnement et quand bien même la valeur locative serait évaluée à la somme de 300.000 € à la date de prise d’effet du nouveau bail, le loyer de renouvellement qui sera fixé par le Juge des loyers commerciaux ne pourra excéder la somme de 190.594 € HT/HC.

B. Exception au principe – le motif de déplafonnement

Le loyer sera déplafonné si au cours du bail expiré est intervenue une modification notable des éléments suivants :

1 Les caractéristiques du local considéré ;

2 La destination des lieux ;

3 Les obligations respectives des parties ;

4 Les facteurs locaux de commercialité ;

La charge de la preuve repose sur le bailleur, lequel doit démontrer :

• L’existence de la modification alléguée ;

• Le caractère notable de cette modification ;

• L’intervention de cette modification notable au cours du bail échu ;

• L’incidence favorable de cette modification notable pour le commerce exercé.

De surcroit, le plafonnement ne sera plus applicable au loyer de renouvellement si, par l’effet de la tacite prolongation, la durée du bail excède douze ans.

N.B. : le locataire doit impérativement noter la date de prise d’effet du bail et sa date d’expiration pour formuler une demande en renouvellement avant l’expiration du délai de 12 ans. 

C. La valeur locative déterminée suivant les critères du Code de commerce

Le montant des loyers des baux renouvelés doit correspondre à la valeur locative.

Conformément aux dispositions de l’article L.145-33 du Code de commerce, cette valeur est déterminée d’après :

1. Les caractéristiques du local considéré ;

2. La destination des lieux ;

3. Les obligations respectives des parties ;

4. Les facteurs locaux de commercialité ;

5. Les prix couramment pratiqués dans le voisinage ;

En pratique, la valeur locative suivant les critères du Code de commerce est calculée comme suit :

1. Calcul de la surface pondérée

À partir de la surface utile des locaux, on calcule une surface pondérée puisque tous les mètres carrés d’un local commercial n’ont pas la même valeur.

Les grilles de pondération utilisées sont celles de la Charte de l’expertise en évaluation immobilière.

2. Élément de comparaison

L’article L145-33 impose de prendre en considération des prix pratiqués dans le voisinage. En pratique, il s’agit de prix par mètres carrés pondérés qui peuvent résulter :

• De nouvelles locations ;
• De renouvellement amiable déplafonné ;
• De fixation judicaire.

Grace aux éléments de comparaison un prix unitaire par mètre carré pondéré est appliqué à la surface pondérée des locaux loués.

3. Abattements et majorations

Les clauses et conditions du bail étant plus ou moins favorables au locataire, certaines clauses vont permettre soit d’appliquer une majoration, soit un abattement.

Chaque clause du bail commercial doit donc être analysée à l’aune de la jurisprudence abondante sur les majorations et minorations.

4. Exemple

Estimation de la valeur locative d’une pharmacie dans des locaux qui se développent sur une surface de 450 m². Après pondération des différentes surfaces (surface de vente, réserves, vestiaire et salle de pose du personnel), on peut retenir une surface pondérée de 300 m2P.

Les éléments de comparaison retenus sont les suivants :

• une fixation judiciaire pour un prix de 800 € / m2P pour une pharmacie à 200 mètres des locaux ;
• une nouvelle location pour un prix de 1.200 € /m2P pour une parapharmacie qui a ouvert dans la même rue.

Enfin, aux termes du bail renouvelé, la pharmacie supporte la taxe foncière que le bailleur refacture pour un montant de 25.000 €.

La valeur locative peut dans ce cas d’espèce s’établir comme suit :

300 m2P x 950 € = 285.000 € 

avec un abattement justifié par la taxe foncière supportée par le preneur soit 285.000 – 25.000 € = 260.000 €.

Dans cet exemple simplifié, la valeur locative pourra être fixée à un montant de 260.000 €

D. Les stipulations du bail sur le loyer de renouvellement

Il sera rappelé que les articles L.145-33 et L.145-34 du Code de commerce n’étant pas d’ordre public, le bail peut contenir des clauses particulières sur les modalités de fixation du prix du bail renouvelé.

Le bail peut prévoir notamment :

• La dérogation des parties au principe du plafonnement ;
• La fixation à la valeur locative de marché, laquelle est différente de celle déterminée par les critères du Code de commerce ;
• Une clause de loyer plancher, c’est-à-dire interdisant la baisse du loyer au moment du renouvellement.

VI. Les stratégies de négociation

A. L’anticipation des échéances

La préparation du renouvellement commence plusieurs mois avant les échéances qui doivent être notées. Le locataire et le bailleur doivent rassembler tous les éléments permettant d’évaluer la valeur locative (plans côtés notamment), étant précisé qu’un avis de valeur amiable et non contradictoire peut être demandé à un expert inscrit sur la liste de la Cour d’appel. 

En outre, la demande en renouvellement ou le congé vont fixer la date de prise d’effet du nouveau bail ; c’est à cette date que sera appréciée la valeur locative des locaux loués. Le Juge ne tiendra pas compte des modifications qui interviendront postérieurement à la date de prise d’effet du nouveau bail.

Par conséquent, il convient de s’interroger sur l’évolution en cours ou à venir des facteurs locaux de commercialité avant la demande en renouvellement ou le congé (construction d’un immeuble, ouverture prochaine d’une bouche de métro, agrandissement d’un centre commercial).

B. L’accompagnement 

L’avocat se charge de la rédaction de l’ensemble des actes pour le preneur et le bailleur (congé, demande en renouvellement, mémoires, assignation) et assure la conduite des négociations outre, le cas échéant, de la procédure judiciaire en respectant les délais et le formalisme imposés par les textes. 

L’expert apporte son analyse de la valeur locative des locaux (prix du voisinage, pondération, modification des facteurs locaux de commercialité) et sur l’état du marché.

Le renouvellement du bail commercial représente un moment stratégique pour l’entreprise locataire et pour le propriétaire. Un nouveau loyer sera en effet fixé pour une durée de neuf années minimum.